Como funciona?
A Ordem de Serviço (OS) é o coração do processo de atendimento técnico. É por meio dela que o sistema organiza informações do cliente, equipamento, diagnóstico, orçamento, execução e finalização do serviço, garantindo rastreabilidade, clareza e controle em todas as etapas.
Neste artigo, você vai entender como funciona o fluxo completo da OS, quais são os status envolvidos, como cada papel atua (atendente e técnico) e como as telas do sistema se conectam para tornar o processo mais eficiente.
Visão geral da Ordem de Serviço
A OS nasce a partir de um atendimento inicial e evolui por diferentes estágios até sua conclusão. Cada mudança de status reflete uma ação real no processo, seja análise técnica, orçamento, aprovação do cliente ou execução do serviço.
O sistema trabalha com duas experiências principais:
Tela completa da OS (gestão/admin)
Onde atendentes e gestores acompanham e controlam todas as informações da ordem.Cockpit do técnico (execução)
Um ambiente focado na rotina do técnico, com as OS em andamento, finalizadas e ações permitidas conforme o status.
Fluxo principal da OS (do início ao fim)
1. Abertura da Ordem de Serviço
OS é criada com o status Em Abertura as e o primeiro passo é preencher as informações essenciais:
- Tipo de equipamento
- Cliente
- Equipamento do cliente
- Sinalizar se veio por transportadora
- Atrelar o equipamento do cliente
- Sinalizar se é um equipamento com retorno
- Relato do problema informado pelo cliente
O checklist sobre o equipamento é opcional mas de extrema importancia, ele garante que ao abrir uma OS você coletou informações suficientes, você pode gerencialo através de formulários e deve ser atrelado ao tipo do equipamentos em tipos de equipamento.
Durante a abertura, você também pode adicionar fotos e vídeos a essa Ordem de Serviço, isso permite que você registre o estado que o equipamento chegou.
Com isso, a próxima podemos avançar para próxima etapa, a Fila de Triagem.
2. Triagem e análise técnica
Após a abertura, a Ordem de Serviço fica disponível na tela de visualização. Nesta etapa, o atendente pode revisar as informações, adicionar observações internas e definir o técnico responsável pela OS, orientando-o quando necessário.
Durante a triagem, o sistema permite dois fluxos possíveis, de acordo com a ação escolhida:
Enviar para avaliação do técnico
Designar técnico e seguir direto para o orçamento
Quando a OS é enviada para avaliação do técnico
Ao designar um técnico para avaliação, a OS muda para o status Triagem Realizada e passa a aparecer no Cockpit do técnico.
Assim que o técnico acessa a OS, o status é atualizado automaticamente para Em Análise Técnica.
Nessa etapa, o técnico registra os problemas constatados e descreve o diagnóstico do equipamento.
Após o envio dessas informações, a OS passa para o status Analise Finalizada.
Os dados ficam salvos na seção Avaliação do Técnico, servindo como base para o orçamento e para decisões futuras.
Quando a OS segue direto para orçamento
Caso o atendente selecione a opção de designar o técnico e orçar, a etapa de avaliação técnica é pulada, e a OS segue diretamente para o status Em Orçamento.
Esse fluxo é indicado para situações em que:
O problema já está claro
O serviço é padronizado
Não há necessidade de diagnóstico técnico prévio
Mesmo nesse cenário, o técnico responsável fica definido na OS, garantindo rastreabilidade e continuidade do atendimento.
3. Início do orçamento
Com a análise concluída, a OS passa para o status que permite iniciar o orçamento, em que ao iniciar vai para o status Em Orçamento.
Nesta etapa, o técnico ou atendente:
- Descreve o serviço que será realizado
- Seleciona produtos e itens necessários
- Define quantidades e valores
- Visualiza descontos aplicáveis (técnico, revenda ou parceiro)
O orçamento é montado diretamente na OS, de forma clara e detalhada.
4. Aprovação ou reprovação do cliente
Após o orçamento ser montado, o cliente pode:
Aprovar o orçamento
A OS muda de status para Aprovado e fica liberada para gerar o pedido e execução do serviço .Não aprovar o orçamento
A OS é encerrada, status Recusado, finalizando o ciclo daquela ordem sem execução.
5. Execução do serviço
Com o orçamento Aprovado, o técnico recebe a OS novamente com autorização para execução.
Neste estágio:
O técnico inicia o serviço
Registra informações adicionais, se necessário
Acompanha o andamento diretamente pelo Cockpit
O status deixa claro que o serviço está em execução, garantindo visibilidade para toda a equipe.
Também é habilitado um botão de Serviço Finalizado, para que o Técnico sinalize quando finalizar e o status avance para Disponível para retirada.
Obs.: Ao técnico acessar a OS, o status dela passa automaticamente para Serviço em Execução.
6. Finalização e retirada
Após a conclusão do serviço, a OS pode segue para Disponível para retirada, etapa em que o atendente deve informar o cliente que o equipamento ficou pronto e que ele deve ir busca-lo. Se o pedido não foi gerado ainda, o atendente deve gera-lo antes de entrega-lo. Após a retirada do equipamento deve-se sinalizar a OS como Retirado.
Esse fechamento garante que todo o histórico fique registrado, do início ao fim.
Conclusão
O fluxo de Ordem de Serviço foi desenhado para refletir o processo real de atendimento técnico, mantendo clareza, controle e eficiência em cada etapa.
Com status bem definidos, interfaces separadas por papel e salvamento dinâmico de dados, o sistema garante:
Melhor comunicação entre equipe
Menos erros operacionais
Histórico completo de cada atendimento
Experiência mais fluida para técnicos e atendentes
A OS não é apenas um registro, mas um processo vivo, que acompanha o serviço do início ao fim.
Fluxo Visual da Abertura de OS
